B2B - księgowanie i inne wątpliwości

Cześć

Wkrótce rozpoczynam działalność. Stawka liniowa 19%. Mocno zastanawiam się nad księgowaniem samemu. Oczywiście księgowanie samemu mam na myśli wykupienie programu w inFakcie/wFirma itp., nie w Excelu czy Paintcie :P Jeżeli ktoś z Was ma/miał doświadczenie - czy to jest takie mega trudne? Kreator prowadzi za rączkę ;) ? Dużo trzeba poświęcić czasu na to? Czy jednak o wiele lepsza jest żywa księgowa? [z tego co czytałem tematy to lepiej brać księgową, lecz w moich okolicach biura życzą sobie 250-300 zł za 5 faktur kosztowych i przyznam się bez bicia, że jakaś taka cebula się u mnie wewnętrzna uruchamia].

Księgowa to nie tylko osoba, która przeklepie do Excela lub innego programu kwoty i numery faktur, ale także powinna doradzić, odpowiedzieć na pytania, informować o zmianach przepisów itp. Plus jeszcze jest kwestia weryfikacji dokumentów, odpowiedniego rozliczenia VAT w przypadku niektórych usług. Chociażby opłatę za telefon trzeba rozliczać w okresie, którego dana faktura dotyczy. Ale często abonament się płaci z góry, a rozliczenie za minuty/usługi dodatkowe jest za miniony okres. Więc jedną fakturę nieraz trzeba zaksięgować w dwóch okresach - inaczej abonament, a inaczej zużycie. Oczywiście - teraz masz za 20 zł rozmowy bez limitu więc przykład z telefonem raczej jest nieaktualny, ale chodzi o zasadę - takich kruczków jest wiele i łatwo jest popełnić błąd, jeśli będziesz się tym samodzielnie zajmować.

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktury-za-uslugi-telekomunikacyjne-z-dodatkowymi-oplatami-jak-ksiegowac
http://www.vademecumksiegowego.pl/artykul_narzedziowa,850,0,13455,ksiegowanie-faktur-za-telefon-obejmujacych-przelom-okresow.html
https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ewidencja-ksiegowa/68228,Jak-rozliczac-faktury-za-uslugi-telekomunikacyjne.html

ale także powinna doradzić

Nie powinna, a nawet nie może (jeżeli jest tylko księgową, a nie doradcą podatkowym).

odpowiedzieć na pytania

O ile odpowiedzi nie noszą znamion doradztwa podatkowego

Niestety powszechnie uważa się, że księgowa = doradca podatkowy co nie jest prawdą

powszechnie uważa się, że księgowa = doradca podatkowy co nie jest prawdą

Masz rację, nie jest prawdą, ale tak czy siak - nawet przeciętna księgowa ma o wiele większe pojęcie o księgowości niż większość ludzi rozpoczynających działalność. Tak samo jak kumpel, który nie jest mechanikiem, może nieraz coś poradzić odnośnie samochodu.

Przez rok prowadziłem księgowość sam, używałem wfirma. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że chciałem się w tym temacie doszkolić i dowiedzieć. Po roku przeszedłem na księgową.

Zalety księgowania samemu:

• wiedza... wiesz jak to działa i szanujesz prace ksiegowych, przy okazji wiesz co to dochodowy/VAT etc

Minusy:

• trzeba poświęcić czas
• nigdy do końca nie wiesz czy dobrze zrobiłeś
• stres

Po przejściu na księgową musze tylko pamiętać żeby wysłać faktury i zapłacić podatki, cała reszta i stres nie na mojej głowie. I teraz najważniejsze... pamiętaj, że żeby prowadzić działalność samemu trzeba:

1. dowiedzieć się co i jak wprowadzać
2. dowiedzieć się co i jak płacić
3. pilnować terminów wysyłki plików JPK
4. śledzić przepisy

Czyli generalnie poświęcić minimum jakieś 15-20h na samo doszkalanie się, żeby czuć się w miarę pewnym + jakieś dodatkowe czytanie grup na FB czyli tak na prawdę wyjdzie ci jakieś 40-50h na samo czytanie itd. Teraz weź swoja stawkę godzinową * 50h + dodaj stres** etc i zdecyduj czy rzeczywiście tak drogo wychodzi księgowa :) Zrób jedną fuchę w te 40-50h albo nadgodziny zarobisz na cały rok księgowości :P

Stres jest opcjonalny. Jak dostałem kiedyś mandat skarbowy to pani urzędniczka wydawała się być bardziej przejęta sytuacją ode mnie.

No jasne, są takie osoby co mają wywalone totalnie a są takie, które się martwią na zapas.

Nie wiem jaki "stres" czujecie na B2B majac 1 fakture przychodu i kilka za paliwo do samochodu czy telefon xD Czy to az tak trudne zrobic to samemu? Mi zajmuje to 20 min miesiecznie a za 20 min 200zl nie zarobie :-) Dodam ze robie to zawsze w czasie pracy zamiast klikax fejsbuki. Owszem chwile mi zajelo zeby sie doszkolic, podpytac znajomej ksiegowej itd ale uwazam ze bylo warto. No i czlowiek otwiera sie na jakies nowe horyzonty a nie "ja tylko programuje". Zmienic zarowke w domu tez komus placicie czy sami umiecie?

durdur napisał(a):

Nie wiem jaki "stres" czujecie na B2B majac 1 fakture przychodu i kilka za paliwo do samochodu czy telefon xD Czy to az tak trudne zrobic to samemu? Mi zajmuje to 20 min miesiecznie a za 20 min 200zl nie zarobie :-) Dodam ze robie to zawsze w czasie pracy zamiast klikax fejsbuki. Owszem chwile mi zajelo zeby sie doszkolic, podpytac znajomej ksiegowej itd ale uwazam ze bylo warto. No i czlowiek otwiera sie na jakies nowe horyzonty a nie "ja tylko programuje". Zmienic zarowke w domu tez komus placicie czy sami umiecie?

Po 5 latach prowadzenia działalności z biurem rachunkowym muszę się zgodzić. Tym bardziej, że to nie jest tak że ten czas z 20 minut spada do zera gdy masz księgowość. Mi komunikacja z nimi zajmowała dłużej niż ogarnięcie tego samemu. poza tym wiele razy przyłapywałem ich na błędach (dobrze że sprawdzałem po nich), więc jak ktoś ma to robić na odwal się to już lepiej samemu na spokojnie sobie to porobić. Jak ktoś ma wfirme to można księgowej zadawać pytania i odpowiada szybko więc jeśli komuś tylko na tym zależy to nie warto brać specjalnie księgowej po to.

@durdur: @Eviar @szatkus
Jeśli masz jedną fakturę przychodu i z dwie kosztowe to się zgadzam, szkoda płacić... Ale jak juz zdarzy ci się zatrudnić osobę na umowę o pracę (np żonę), wprowadzać majątek do firmy (samochó), ogarnąć amortyzację, realizować inne zamówienia np druk ulotek czy podobnych materiałów, gdzie masz też koszty wysyłki i dodatkowo teraz są też kody GTU to już zaczynają się większe schody... :)

Dodatkowo pomijacie dwie ważne kwestie, o których zazwyczaj się nie myśli:

1. w przypdaku jakiejś kontroli czy wezwania możecie być jeden czy dwa dni w tyłek... a to już się robi realna kasa
2. w przypadku błędu i mandatu płacicie hajsy i jesteście w plecy... mając biuro można liczyć na OC biura w przypadku pomyłki

Oczywiście możecie mieć swoje zdanie, ja tylko wskazuję moje odczucia.

@sieedukuje: To nie tak że się z Tobą nie zgadzam, ale jakbym miał mieć coś takiego jak piszesz czyli, że w zasadzie prowadzenie takiej działalności niesie ze sobą jakieś realne zagrożenia to po prostu bym pewnie założył spółkę a nie jakieś zabawy w jednoosobową działalność.

Co do tych oszczędności o których wspomniałeś w punktach to takie rzeczy zdarzają się raczej rzadko i musiałbyś na tym tracić ponad 1500zł rocznie (w co wątpię) żebyś był do przodu w taki sposób.

@Eviar: No jasne, jest dużo zmiennych, każdy musi sobie ustalić własne priorytety bo ciężko jednoznacznie na takie pytanie odpowiedzieć.

immo napisał(a):

Wkrótce rozpoczynam działalność. Stawka liniowa 19%. Mocno zastanawiam się nad księgowaniem samemu. Oczywiście księgowanie samemu mam na myśli wykupienie programu w inFakcie/wFirma itp., nie w Excelu czy Paintcie :P Jeżeli ktoś z Was ma/miał doświadczenie - czy to jest takie mega trudne?

Jakoś daję sobie radę od blisko 10 lat. Na początku nawet z Excelem. ;)

Kreator prowadzi za rączkę ;) ? Dużo trzeba poświęcić czasu na to? Czy jednak o wiele lepsza jest żywa księgowa? [z tego co czytałem tematy to lepiej brać księgową, lecz

Na początku trzeba kilka godzin poczytać, potem co jakiś czas coś doczytać. Kilka godzin rocznie na tym schodzi.

w moich okolicach biura życzą sobie 250-300 zł za 5 faktur kosztowych

Brzmi jak straszne zdzierstwo.

sieedukuje napisał(a):

1. pilnować terminów wysyłki plików JPK
2. śledzić przepisy

System księgowy sam przypomina o terminach, a także zmianach w przepisach. Przez ostatnie 10 lat nie było chyba żadnej zmiany, która by programistów dotyczyła, nie licząc wprowadzenia JPK, a później złączenia go z deklaracjami VAT, ale to też coś, co ogarnia system.

Czyli generalnie poświęcić minimum jakieś 15-20h na samo doszkalanie się, żeby czuć się w miarę pewnym + jakieś dodatkowe czytanie grup na FB czyli tak na prawdę wyjdzie ci jakieś 40-50h

Myślę, że czytanie jakichś poważnych źródeł, a nie idiotycznego portalu ze skopanym UI, za to pełnym dziwaków i ekspertów od wszystkiego, pozwala zaoszczędzać ogromne ilości czasu.

na samo czytanie itd. Teraz weź swoja stawkę godzinową * 50h + dodaj stres** etc i zdecyduj czy rzeczywiście tak drogo wychodzi księgowa :) Zrób jedną fuchę w te 40-50h albo nadgodziny zarobisz na cały rok księgowości :P

No właśnie, problem z tego typu przeliczeniami na swoją stawkę godzinową zakłada, że w tym samym czasie pracujemy, a nie drapiemy się w stopę. To zazwyczaj niepoprawne założenie.

sieedukuje napisał(a):

Jeśli masz jedną fakturę przychodu i z dwie kosztowe to się zgadzam, szkoda płacić... Ale jak juz zdarzy ci się zatrudnić osobę na umowę o pracę (np żonę),

WUT? Przecież cała idea posiadania żony jest taka, żeby nie pracowała i w ten sposób optymalizuje się podatek rozliczając wspólnie nigdy nie wpadając w drugi próg.

wprowadzać majątek do firmy (samochó), ogarnąć amortyzację

System to robi wszelkie wyliczenia, Ty tylko musisz napisać jaki samochód, jaka forma własności i ile kosztował. Księgowej też trzeba byłoby to wszystko napisać.

1. w przypdaku jakiejś kontroli czy wezwania możecie być jeden czy dwa dni w tyłek... a to już się robi realna kasa

Tak, to faktycznie jest argument.

1. w przypadku błędu i mandatu płacicie hajsy i jesteście w plecy... mając biuro można liczyć na OC biura w przypadku pomyłki

Po procesie sądowym, a to już więcej niż jeden czy dwa dni w tyłek, i koszta być może też większe.

Warto też zauważyć, że w takiej np. wfirmie jest dostępny kontakt z księgowymi, jeszcze nigdy nie czekałem na odpowiedź dłużej niż dzień. Nie wiem w czym "żywa" księgowa za 300zł miesięcznie miała by być lepsza od takiej z internetu za 5 razy mniej.

Ja właśnie rezygnuję z biura rachunkowego i sam będę robił księgowość. Czekam tylko, aż mi PIT zrobią i spadam.
Dlaczego?

1. Księgowi mi rotują jak w call center.
2. Nie weryfikują dokumentów, które ode mnie dostają. To jest chyba najgorsze ze wszystkich, bo chyba na tym ma polegać praca biura rachunkowego (fire and forget). Generalnie jakbym wysłał im rachunek gdzie w wyliczeniach byłoby 2 + 2 = 5 to i tak by na pałę wpisali 5. (Przykład jest z życia wzięty, tyle że było 50% z x = jakieś bzdury, oczywiście zaksięgowane bzdury)
3. Limit dokumentów jest śmieszny. Tak jakby zaksięgowanie 10 faktur różniło się od zaksięgowania 11 faktur. Jeszcze jakby to weryfikowali to wiadomo: "czas".
4. Info o zmianach podatkowych z opóźnieniem. Serio. Email ze zmianami w ZUS dostałem 2 lutego, a wniosek trzeba było złożyć do 1 lutego. Pozdro z podłogi. Akurat miałem farta, że to mnie nie dotyczyło.
5. Biura rachunkowe mają cię kompletnie w tyłku. Jedna księgowa rozlicza setki klientów. Jak masz jakieś obiekcje, czy nietypowe prowadzenie biznesu (bo nie wystawiasz tak jak ja faktury co miesiąc tylko raz 50 faktur w miesiącu, a raz nic) to grzecznie ci mówią, że żyjesz w wolnym kraju i możesz zmienić biuro rachunkowe.
6. Nie raz źle wyliczone podatki. Serio siedzę w excelach na początku miesiąca, bo potem, a to: "zdublowana faktura", "kwota netto w polu kwoty brutto", "faktury reverse-charge raz z VATem 23 raz 0". No kosmos jakiś.

Stąd lepiej albo robić samemu, albo wziąć małą firmę (jednoosobową np.). Jak mają mało klientów to się starają. A takie molochy na wszystko kładą lachę, a potem ty musisz się tłumaczyć przed US.

Druga sprawa. Jak robisz samemu księgowość, to zawsze możesz zadzwonić na infolinię US i dopytać. Nie raz dzwoniłem, bo miałem np. do rozliczenia UOD za grafików i mi powiedzieli do kiedy, ile zapłacić, co potem wysłać, do kiedy i gdzie.

@somekind: a no widzisz, ja musiałem zatrudnić żonę a wfirma nie ogarnia takiej sytuacji i trzeba to robić poza systemem :P

Żeby nie było... W 90% się zgadzam z tobą i polecam spróbować samemu i zobaczyć :) po prostu grzebanie się w papierach nie jest dla każdego, ja np tego nie lubię strasznie i sobie cenię księgową (za którą płacę 150 netto). Rok prowadzenia samemu mi w zupełności wystarczył :)

@Szekel: no ale to o czym piszesz nie świadczy o tym, że idea zewnętrznej księgowości jest zła, ale że trafiłeś na kiepskie biuro:

1. Ja mam znajomą księgową, ma ona 3-4 pracownice, skład niezmienny od kilku lat (uwaga - jest znajomą, bo od jakichś prawie 10 lat współpracujemy, poznaliśmy się czysto zawodowo, teraz mamy fajna relację, ale nie jest to jakaś przyjaźń, tylko raczej dziewczyna, z którą od dawna razem działamy i ta współpraca idzie nam całkiem przyjemnie)
2. One wręcz przeciwnie - potrafią się doczepić, że jest jakaś faktura, ale nie widzą na wyciągu płatności do niej. Jakby cokolwiek się nie zgadzało, na 140% by wyłapały
3. Nie mamy limitów. Wiadomo, jakbym nagle przyniósł 500 faktur to by mnie wzięła Kasia na rozmowę, ale w okolicy kilkunastu sztuk miesięcznie w ogóle o żadnym limicie nie ma mowy. Po prostu - co mam to im daję i tyle.
4. Moja księgowa o zmianach mnie informuje na bieżąco, wiele z ciekawostek które umieszczam na 4P mam właśnie od niej. Od jakiegoś czasu rozsyła do swoich klientów newslettery z ważniejszymi tematami
5. to jest częściowo powiązane z pkt.1 - jak masz wielkiego molocha, który ogarnia setki czy tysiące podmiotów to masz rotację i jesteś jedynie jakimś małym ogniwem. Ale jak masz małe biuro, to otrzymujesz zupełnie inne podejście i nikt nie ma w tyłku
6. to także mi się nie zdarzyło. Co do kilkukrotnego zaksięgowania tej samej faktury - parę razy robiłem im test i dawałem ten sam dokument 2 razy - zawsze wyłapały.

Jak robisz samemu księgowość, to zawsze możesz zadzwonić na infolinię US i dopytać

Jak mam problem to mogę sam zadzwonić, ale równie dobrze mogę o to poprosić księgową, ona to ogarnie. Plus nieprzyjemne tematy - np. raporty do Urzędu statystycznego, które dawniej musiałem ogarniać sam, teraz im przekazuję i o sprawie zapominam. Tak samo składanie dokumentów do urzędów, deklaracji, rozliczenia pracowników itp - one robią wszystko.

albo wziąć małą firmę (jednoosobową np.). Jak mają mało klientów to się starają.

Tutaj się w pełni zgadzam. Dlatego osobiście nigdy bym nie skorzystał z usług jakiejś sieciówki/wielkiego biura. Ale co kto lubi ;)

O kurczę, dyskusja się rozgrzała :D Dziękuje wszystkim za posty. Jeszcze się zastanowię.
A jeszcze apropos księgowej - czy miał ktoś do czynienia z dedykowanymi księgowymi z inFakt/wFirma itp.? Są w miarę okej?

I jeszcze pytanie z cyklu "inne wątpliwości" :)
Firma będzie zarejestrowana u moich rodziców w domu jednorodzinnym. Jest sporządzona umowa na nieodpłatny wynajem jednego pomieszczenia. Wczoraj mama była w urzędzie gminy w sprawie śmieci i napomknęła o tym, że w domu będzie firma. No i Mrs urzędniczka powiedziała, że powinienem zawrzeć oddzielną umowę na śmieci z jakąś firmą plus trzeba by było dopytać się o kwestię oddzielnych kosztów firmowych na prąd/wodę... yyyy... wiem, że za tą wydzieloną przestrzeń będę musiał płacić większy podatek od nieruchomości, ale serio muszę jeszcze jakieś oddzielne koszty dla śmieci/prądu/gazu/wody robić? :-/

A to ciągle trzeba zgłaszać miejsce prowadzenia działalności?
To trochę podpowiedź z serii "nie mam firmy więc się wypowiem", ale chyba jak wprowadzono osobne konta na VAT to zniesiono obowiązek i kontrole posiadania siedziby?

immo napisał(a):

Wczoraj mama była w urzędzie gminy w sprawie śmieci i napomknęła o tym, że w domu będzie firma. No i Mrs urzędniczka powiedziała, że powinienem zawrzeć oddzielną umowę na śmieci z jakąś firmą plus trzeba by było dopytać się o kwestię oddzielnych kosztów firmowych na prąd/wodę... yyyy... wiem, że za tą wydzieloną przestrzeń będę musiał płacić większy podatek od nieruchomości, ale serio muszę jeszcze jakieś oddzielne koszty dla śmieci/prądu/gazu/wody robić? :-/

Przede wszystkim dlaczego chcesz płacić większy podatek od nieruchomości? Zmieniasz przeznaczenie lokalu z mieszkalnego na użytkowy?

Dopytaj księgowej ale moim zdaniem jako programista nawet nie wskazujesz adresu firmy tylko bardziej miejsce rejestracji (czy tam trzymania dokumentacji i gdzie ma przyjść list ze skarbówki czy zusu) bo generalnie możesz pracować byle gdzie więc nie masz jednego stałego miejsca prowadzenia firmy. Poza tym tak jak somekind napisał, nie zmieniasz przeznaczenia lokalu. Zrób sobie papier z rodzicami o bezpłatne użyczenie części lokalu i to wszystko, nie wiążą się z tym żadne dodatkowe opłaty.

Okej, znaczy się w formularzu w polu "Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej" zaznaczyć "brak:" i już będzie okej?

sieedukuje napisał(a):

Poza tym tak jak somekind napisał, nie zmieniasz przeznaczenia lokalu. Zrób sobie papier z rodzicami o bezpłatne użyczenie części lokalu i to wszystko, nie wiążą się z tym żadne dodatkowe opłaty.

Tak też zrobiłem. I rozumiem, że jako iż nie zmieniam przeznaczenia lokalu^^, przez co nie muszę "podciągać" to po firmę?
^^ ze wzorów umów, które są dostępne w necie często jest punkt "Lokal przeznaczony będzie do " i tutaj wpisałem "cele mieszkaniowe wraz z prowadzeniem JDG"