Jeszcze mam pytanie odnośnie księgowości, sami ją ogarniacie czy macie zewnętrze biuro? Jeśli tak to jakie?
Jeśli kogoś nie stać na wydanie ok. stówki miesięcznie na zewnętrzne biuro księgowe, to raczej nie powinien się bawić w prowadzenie własnej firmy.
Mając biuro można przyjąć, że cała księgowość będzie wykonana w miarę na poziomie, prawdopodobnie lepiej niż jakbyś sam to robił, ewentualnie tak samo, ale i tak odpada czas poświęcony na księgowanie, sporządzanie i wysyłanie deklaracji itp.. Sam zrobisz to co miesiąc w miarę szybko, ale zanim się nauczysz "jak i z czym to się je" to minie wiele miesięcy, wiele czasu poświęconego na szukanie odpowiedzi, popełnisz tez na pewno wiele błędów. Moim zdaniem - niewarto.
Kolega poleca mi ifirma.pl, za 100 zł mamy pełną obsługę
Moje zdanie (wiele osób uważa inaczej) to - jak pisałem powyżej - zgłosić się do jakiegoś polecanego/pobliskiego biura księgowego.
Osobiście staram się unikać "automatów", do których się wrzuca skany faktur, a potem nie-wiadomo-co się dzieje, z doświadczeń kilku znajomych odradzam także duże sieciówki. Najlepszą opcją jest niewielkie, lokalne biuro księgowe, które zawsze Ci doradzi, gdzie możesz podjechać, pogadać i w którym masz kontakt bezpośredni z właścicielem i/lub/oraz osobami, które fizycznie zajmują się wprowadzaniem Twoich dokumentów
i przerzucenie odpowiedzialności na nich w przypadku kontroli.
to tak nie działa...
O ile rzeczywiście biuro może ponieść odpowiedzialność za popełnione błędy, to (pomijając ewentualne wprowadzenie kar umownych) pokrywają jedynie straty, które poniosłeś w związku z ich działaniami/zaniechaniami.
Może łatwiej będzie wyjaśnić na przykładzie:
w wyniku błędu wyliczyli podatek do zapłaty na kwotę 10 000zł.
Potem pojawi się kontrola i stwierdza, że do zapłaty powinno być 25 000.
W związku z tym musisz dopłacić różnicę, odsetki oraz być może jakąś karę nałożoną z związku ze stwierdzonymi błędami.
Biuro jedynie możesz ścigać z tytułu dwóch ostatnich (odsetki oraz kara), natomiast podatek płacisz sam, bo to jest twój podatek, poza tym i tak musiałeś go zapłacić, a jedynie w wyniku błedy został on wykazany w późniejszym terminie,
Teoretycznie jest możliwość dalszego ścigania biura i domagania się pokrycia wyrządzonych szkód, ale będzie to sprawa na drodze cywilnej, której losy będą bardzo trudne do przewidzenia. Jeśli będziesz w stanie udowodnić swoje straty - przykładowo, że przez konieczność pilnego zapłacenia podatku musiałeś przeznaczyć na niego środki, które były zarezerwowane na kupienie materiałów dla klienta i w związku z tym straciłeś kontrakt... ale to jest ciężki temat do ogarnięcia, musisz mieć mocne dowody, a i tak wiele będzie zależeć od nastroju sędziego. Dlatego też wprowadza się kary umowne - żeby domagać się zapłacenia takich kar, nie trzeba niczego udowadniać, żadnych poniesionych strat, a jedynie wykazać, że zaistniała okoliczność (czyli przykładowo - błąd w obliczeniach) warunkująca możliwość naliczenia kary.
Musisz tez pamiętać, że niektóre błędy mogą być Twoim dziełem, coś mogło zostać błędnie zakwalifikowane do kosztów w efekcie otrzymanych od Ciebie poleceń. Przykładowo (trochę przejaskrawiona sytuacja, ale oddająca sens) kupiłeś sobie do domu szafę, ale wziąłeś fakturę "na firmę", a następnie dałeś ten dokument księgowej, informując że to szafa do biura. Potem podczas kontroli okazuje się, że szafy nie ma w biurze, w związku z czym dostajesz polecenie wyrzucenia jej z kosztów. W związku z tym należy zrobić korektę deklaracji VAT oraz w zakresie podatku dochodowego, wyrównać niedopłatę, odsetki oraz kary. Wprawdzie błąd powstał, ale nie z winy biura księgowego, więc wszystko sam musisz zapłacić.
Planuję też rozliczać się kwartalnie, zawsze trochę mniej przelewów rocznie. Takie rozliczanie jest możliwe tylko w przypadku podatków? Czy ZUS także można załatwiać kwartalnie? Znacznie by to ułatwiło życie
O ile się orientuję (ale jeśli jestem w błędzie to proszę o skorygowanie) kwartalnie możesz tylko VAT rozliczać. Odnośnie podatku dochodowego - KPiR nie daje takiej możliwości, podobnie jak "pełna księgowość". W wypadku kart czy ryczałtów - nie wiem, nie miałem z tym styczności. ZUS trzeba rozliczać miesięcznie i nie ma opcji, żeby to działało jakkolwiek inaczej.
Dużym plusem VAT'u kwartalnego jest to, że daje większe pole do manewrów. Jeśli widzisz, że masz nadpłatę, to możesz dogadać się ze zleceniodawcą, któremu musisz wystawić niedługo fakturę za jakiś projekt i poprosić, żeby pozwolił wystawić fakturę już teraz, ale np. z dłuższym terminem płatności. W ten sposób duża część VAT z tej faktury zostanie Ci w kieszeni. Z drugiej strony - jak widzisz, że masz dużo VAT do zapłaty, to możesz tę kwotę zmniejszyć - np. kupując nowy komputer czy sprzęty biurowe. Bo jeśli i tak miałeś to w planach, to teraz masz najlepszy moment - odzyskasz część z podatku, który musiałbyś przelać do skarbówki.